Comment organiser une manifestation sur la voie publique ?

Lorsqu’on organise une manifestation l’avantage est de pouvoir rassembler un bon nombre de personnes sans forcément  penser au coût lié à la salle : tout se fait à l’extérieur. Mais Quelles sont les démarches pour demander une autorisation pour l’organisation d’une manifestation ? Vous voulez organiser une manifestation sur la voie publique. Pour faire cela dans les règles, il existe certaines formalités à respecter. Voici comment organiser une manifestation.

Quelles sont les différents types de manifestations qu’on peut organiser sur la voie publique ? 

Quels sont les différents types de manifestation ?

Une manifestation dans son sens propre est une réunion organisée sur la voie publique dont le but étant d’organiser un évènement culturel, commercial pour attirer un large public. Dans le domaine de l’événementiel, il existe différentes caractéristiques de manifestations : elles peuvent être de nature festive, culturelle ou sportive.

On peut citer un large panel de manifestations sur la voie publique. Parfois on se demande même si la limite n’est pas juste notre imagination en termes de types de manifestations.

• Concert ;
• Spectacle ;
• Théâtre de rue ;
• Défilé ;
• Rassemblement ;
• Parade ;
• Course (automobile, vélo, karting, drone…)
• Marché de noël ;
• Fête du village

Faut-il une autorisation ?

Toute manifestation publique dans sa création doit faire l’objet d’un dépôt de dossier auprès du maire de la commune concernée ou dans la préfecture de département lorsque l’événement doit avoir lieu sur le territoire de communes où la police nationale est compétente. La demande d’autorisation doit se faire au moins 3 jours et au maximum 15 jours avant sa date de déroulement.

Il est important de savoir que les sorties sur la voie publique dans le cadre d’un événement organisé par la mairie elle même dispense de la demande d’autorisation. Par exemple participer à un marché de noël, participer à une brocante, participer à un festival organisé par la ville…

Ouverture d’une buvette

Pour le financement de vos activités ou dans le cadre de vos événements que vous organisez dans un cadre associatif, vous avez bien évidemment la possibilité d’ouvrir une buvette temporaires, à condition notamment de respecter les dispositions mises en vigueur par le Code de la santé publique. Vous trouverez toutes les informations nécessaires pour mener à bien vos démarches sur le site du gouvernement.

Le tableau suivant résume les différentes licences nécessaires en fonction de chaque type de boisson à vendre dans le cadre d’une buvette lors d’une manifestation sur la voie publique :

Pour connaitre le type de licence dont vous devez disposer pour vendre des boissons sur la voie publique, veuillez consulter le lien suivant du gouvernement. Cela varie en fonction de votre statut et du lieu d’organisation de la manifestation.

Quels sont les risques d’organiser un événement public sans autorisation ? 

Si l’organisateur ne détient pas d’autorisation, si son dossier s’est vu refusé ou si l’établissement d’une déclaration préalable est incomplète ou inexacte alors on peut se voir infliger une amende de 7500 euros et une peine allant jusqu’à 6 mois de prison.

Conditions d’obtention d’une autorisation d’organisation d’une manifestation sur la voie publique

Les conditions d’obtention sont claires et l’autorité publique vérifie si ces points suivant sont bien respectés : 

• L’organisateur a souscrit des assurances nécessaires en cas de mise en jeu de sa responsabilité  ;
• Les installations prévus (tentes, enceintes, gradins, scènes, manèges, etc.) répondent aux obligations légales et réglementaires de sécurité ;
• Les mesures nécessaire pour assurer la sécurité des personnes et des biens sont prévues par l’organisateur (relation avec les pompiers, mise en place éventuelle d’un poste de secours, etc) ;
• L’organisateur a prévu, si nécessaire, les mesures utilisées pour remettre en ordre la voie publique à la fin de l’événement.

Le préfet peut également interdire les manifestations en ordonnant de notifier le signataire de la déclaration par un arrêté. Par exemple, s'il pense que les manifestations prévues peuvent perturber l'ordre public. La décision d'interdire l'activité peut être contestée devant le tribunal administratif territorial compétent dans les 2 mois suivant la notification.

Comment demander l’autorisation ?

L’autorisation doit être faite au moins 15 jours à l’avance et le dossier doit comporter les points suivants : 

• Cordonnes de l’association à l’initiative de la manifestation (nom, adresse, téléphone, nom et adresse du représentant légal) ;
• Nom, prénom, adresse, mail et numéro de téléphone de l’organisateur de la manifestation 
• Objet de la manifestation ;
• Lieu(x) de la manifestation ; 
• Date et heures de début et de fin ;
• Itinéraire si la manifestation implique le déplacement de personne (défilé, cortège) ;
• Estimation du nombre de participants attendus ;
• Descriptif des dispositifs de sécurité mis en place ;
• Particularité de la manifestation (déploiement de banderoles, installation d’une sonorisation) ;

L’autorisation doit être préalablement signée par au moins un organisateur de l’événement.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de rédiger votre déclaration, voici un modèle disponible sur le site du gouvernement.

Où déposer la demande ? 

Le formulaire ensuite rempli est adressé à :

• Auprès du préfet de département ou du sous-préfet en ce qui concerne les communes où une police d’État est instituée ;
• Auprès de la mairie de la commune ou aux mairies des différentes communes sur le territoire desquelles la manifestions doit avoir lieu ;

Selon les communes, le processus varie. Nous vous invitons donc à accéder au site prévu à cet effet.

Mettre en place le lieu de la manifestation  

La mise en place le jour J est très importantes car elle déterminera le bon déroulement de la manifestation. Dans un premier temps veillez à vous renseigner auprès de la structure qui s’occupera de gérer votre autorisation, pour leur demander  s’il est possible d’emprunter du matériel. En effet, dans certains cas, il est possible d’obtenir des barrières par exemple pour délimiter votre événement de la route ou même des passants. Vous devez veiller à la libre circulation des véhicules et des personnes et à l’absence de nuisances liées aux équipements de la manifestation, au respect du maintien de l’ordre et à la sécurité des personnes.

En ce qui concerne la sécurité, vous devez avoir votre propre organisation de sécurité, mais le maire ou le préfet peut demander que votre service d’ordre soit complété par des forces de police officielles. 

Si votre manifestation nécessite du courant électrique, il est préférable de se renseigner en amont auprès de la mairie pour connaitre l’emplacement de ces branchements.

Organiser la manifestation le jour J 

Spectacles musicaux et théâtre

Lorsque vous organisez une manifestation musicale ou théâtrale, il vous sera demandé de payer le « droit d’auteur ». Vous devez vous renseigner directement auprès de la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de musique) en ce qui concerne les oeuvres musicales la SACD pour les oeuvres dramatiques. 

Si vous souhaitez organiser plus de 6 spectacles par an, vous devez disposer d’une licence d’entrepreneur de spectacle dont la demande se fait auprès du ministère de la culture.
Remettre les lieux en état  

Il en va de soi, que lorsque vous quittez les lieux de la manifestation, vous devez prendre les mesures utiles pour être certain de pas avoir dégradé les lieux ou d’avoir laisser des choses qui n’y étaient pas avant. Vous avez donc à prévoir le nettoyage de la rue. Il est utile de prendre des photos de l’emplacement à occuper avant l’installation du matériel utilisé dans votre manifestation et après l’avoir démonté afin de montrer que vous n’avez laissé aucun impact sur la voie publique.

Chercher des sponsors

En fonction de la taille de votre manifestation, il se peut que votre événement intéresse des sponsors qui profiteraient de la masse des foules que vous avez réunie pour communiquer sur leurs produits ou services. N’hésitez pas à les solliciter en fonction de la nature de votre manifestation, ça peut être une source de financement intéressante pour vous. Exemple : lorsque vous organisez une course à pieds, des équipementiers sportifs peuvent être intéressés par votre manifestation pour communiquer sur leur produit. Cette communication peut se faire de plusieurs façons. Allant de l’installation de stands du sponsor avec une animation pour attirer l’attention du public, à la simple installation d’une bâche avec leur logo sur les barrières. 

Les demandes de sponsors nécessitent une recherche très approfondie de la part des organisateurs de la manifestation. La première étape consiste à déterminer le type de besoin. S'agit-il de besoins matériels, financiers ou de service ? La prochaine étape de la recherche du projet implique les intérêts des partenaires. La vraie question est : quels sont les avantages du sponsoring par l'entreprise ? Une fois la réponse déterminée, le projet doit être exposé à l’entreprise.

Pour ce faire, il est important de se constituer un dossier solide et de rentrer en contact avec ces sociétés via téléphone, email, réseaux sociaux ou même se déplacer sur leur locaux voire magasins. Généralement c’est les services Marketing ou Communication qui se chargent de gérer les questions du sponsoring.

Comment Soirée Sympa peut vous aider   

Soirée Sympa peut vous aider, dans la gestion intégrale de votre billetterie. Allant de la personnalisation des visuels de vos billets, jusqu’à l’encaissement des paiements, l’envoi des billets aux personnes inscrites et le contrôle d'accès le jour J à votre événement afin d’accueillir votre public dans les meilleures conditions. 

Pour avoir une idée plus claire, voici ce en quoi Soirée Sympa, peut vous aider : Rave Party sur Seine, Soirée Spéciale Fin d'Année ou encore Soirée Sympa pour les pros.