La billetterie en ligne pour les soirées étudiantes

Quel est le rôle d'un BDE ?

Les associations étudiantes en école supérieure font partie des organisateurs de soirées les plus actifs, en particulier le bureau des étudiants. En effet ce BDE, piloté par des étudiants eux-mêmes scolarisés dans la dite école supérieure, va se charger de faire vivre une année conviviale et animée aux étudiants de tout âge scolarisés dans l’école. La durée de leur mandat est généralement d’un an, ils doivent donc montrer, sur un laps de temps relativement court, qu’ils sont à même de procurer une ambiance du tonnerre. 

Plus qu'une simple association d'étudiants, le bureau des élèves est l'interlocuteur privilégié des étudiants et l'un des piliers de la vie étudiante. Le BDE est généralement le point de rencontre entre les différentes associations de l’établissement. Il représente également les élèves auprès de l’administration et de divers interlocuteurs extérieurs. 

Quels outils donc peut utiliser un BDE pour gérer ses soirées et évènements ? Comment personnaliser sa communication ? Comment travailler à plusieurs sur la préparation de ses évènements ? Comment gérer la liste des participants sans avoir à partager des multitudes de versions de la liste des participants à une soirée ? 

Soirée Sympa vous propose une vue détaillée sur sa billetterie en ligne pour rendre la gestion des soirées étudiantes super sympa ! 

La billetterie des soirées et évènements 

Le BDE, comme résumé précédemment, s’occupe de nombreuses sorties et soirées. En ce sens, il est primordial d’avoir une logistique infaillible sous peine de crouler sous les tâches à effectuer. En tant que non professionnels du milieu de l’évènementiel il est important de pouvoir s’entourer d’outils qui facilitent la réalisation de tout évènement. D’autant plus que les membres d’un BDE sont eux-mêmes étudiants et s’occupent de leurs études en parallèle. 

La billetterie 

Pour préparer votre événement il faut mettre en place le système de vente du billet. Gros casse tête pour un BDE divisé en plusieurs membres, à qui faut-il donner l’argent ? Comment faire lorsque les participants n’ont qu’une carte bancaire ? C’est à ce moment que notre billetterie en ligne entre en jeu ! Pour ce faire il suffit en quelques secondes de créer votre billetterie; Vous pouvez en effet personnaliser votre billetterie aux couleurs de votre BDE, ajouter une image principale et une description, des photos, des vidéos... Bref, tout ce qui donnera envie d'assister à votre soirée sympa. 

Pour les évènements à plusieurs tarifs pour une même entrée nous avons la solution ! Il est tout à fait possible de créer plusieurs billets et plusieurs dates pour une même billetterie. Le lien de cette billetterie peut être inséré dans un mail, en complément d’un post sur les réseaux sociaux où généralement une bonne partie de la communication se fait ou même directement intégré sur un site web. 
 

Les codes promotionnels 

Lors d’évènements il est très répandu de proposer des tarifs réduits à certains moments. Qu’il s’agisse de préventes à tarifs avantageux ou bien d’une réduction pour les internes, le prix d’un billet peut ne pas être fixe. Sur notre billetterie Soirée Sympa vous avez la possibilité de créer vos propres codes promotionnels ! En valeur fixe ou en pourcentage, vous pouvez créer des bons de réduction comme bon vous semble. Il est possible d’arrêter un ou plusieurs codes promo à tout moment en un clic. 

Billets secrets 

Tout évènement se doit d’avoir une équipe sur place comprenant généralement, DJ, sponsor, membres du BDE et autres. Pour avoir accès au lieu généralement toute personne souhaitant entrer doit être accompagné d’un membre du BDE ou arriver très tôt pour être visuellement repéré par la sécurité. C’est une logistique toujours compliquée avec les aléas de dernière minute. 

Pour cela Soirée Sympa vous propose la solution adaptée !  Vous avez la possibilité, de créer à tout moment des billets non visibles sur votre billetterie principale. En bref il vous sera possible d’envoyer au staff et invités spéciaux un lien spécial permettant de réserver un billet gratuit ou à un tarif personnalisé. Vous aurez accès au nombre de personnes exacte ayant réservé ce billet en temps réel; on évitera donc les surprises et incompréhensions de derrière minute ! 

Listing complet des participants 

Troisième étape de tout évènement : connaitre les participants qui ont réservé afin d’organiser l’entrée et les accueillir comme il se doit. Généralement la tendance est de reporter chaque paiement encaissé dans un Excel. Le problème étant que l’on s’y perd très rapidement, entre certaines demandes de remboursements, le paiement groupé pour plusieurs personnes à la fois; l’Excel devient vite une corvée que l’on laisse faire à son camarade. 

Sur Soirée Sympa ne vous souciez plus de reporter chaque personne ! Ce listing est automatiquement réalisé au fur et à mesure des réservations. Vous pouvez le voir s’agrémenter en temps réel (en plus des emails de confirmation lors de chaque réservation bien sûr). Selon les informations personnelles que vous aurez demandé lors de la réservation il vous sera même possible de trier vos participants. Vous aurez une vision globale du billet sélectionné, des coordonnées de la personnes, ses informations personnelles… 

Et ce n’est pas tout ! Vous disposez d’un carnet de contacts disponible sur notre plateforme qui sera agrémenté au fut et à mesure, et ce automatiquement, avec les personnes ayant réservé à n’importe lequel de vos évènements. Ce qui veut dire que votre audience s’enrichit sans effort pour vos évènements futurs. 

Accès à l’évènement 

Dernière étape; celle de faire rentrer vos participants dans le lieu de l’évènement. L’entrée, à la différence d’une soirée professionnelle, est entièrement gérée par le BDE. Il s’agit généralement du moment où ces derniers ressortent le listing Excel et cochent manuellement. Le principal problème dans cette technique utilisée fréquemment, est qu’il très difficile de travailler à plusieurs simultanément dessus sans s’emmêler. Entre les différents codes couleurs, les notes de page ou autre cela devient rapidement le désordre. Rajoutons à cela l’autorisation de sortir non définitive et brève de l’évènement. Cela devient un vrai casse tête ! 

Nous avons mis en place une solution pour scanner nos billets instantanément depuis n’importe quel appareil, smartphone, tablette ou bien pc. Le QR code présent sur le billet sera détecté par la caméra et notera donc cette personne comme étant « entrée ». Si vous décidez d’autoriser les sorties non définitives il vous sera possible de re-scanner une nouvelle fois le billet de cette personne qui sera alors comme « sortie » de l’évènement. Pour rentrer à nouveau le processus sera similaire à celui de la première entrée. 

Accès libre au compte en toute sécurité 

Le BDE étant présidé par un bureau composé de plusieurs acteurs, il est indispensable que chacun puisse s’occuper convenablement de ses tâches. 
La principale difficulté d’un BDE réside dans la communication des informations en interne. Lors de l’organisation de soirées ou d’évènements particuliers il n’est pas rare de se retrouver à recevoir des virements et autres transferts d’argent sur plusieurs comptes personnels. Il faut donc tout reporté sur un fichier commun et en informer le reste de l’équipe. Nous entrons dans le même cas de figure lorsqu’un mail est envoyé, il faut que chacun reprenne le modèle type du thème du BDE. Il vous faut fournir de nombreux efforts pour mener à bien une simple logistique.

Soirée Sympa a trouvé la solution pour vous faciliter la tâche. Il est possible de partager, au sein d’un même BDE, le compte sans avoir à donner le mot de passe. Pour cela il suffit de partager les droits du compte; en lecture seule ou en écriture. 
L’intégralité du bureau peut ainsi être au courant de chaque avancée du compte: nouvelle billetterie créée, envoi d’un mail, remboursement d’une personne... Tout est réuni dans ce compte que vous pouvez partager.

Remboursement des billets 

Tout bon évènement ne serait pas parfait sans son lot d’annulations ! Il ne faut généralement pas remettre en questions la qualité du futur évènement proposé; seulement des empêchements, des raisons familiales ou encore un imprévu de dernière minute. Cela demande une organisation conséquente généralement que de procéder au remboursement d’une personne; il faut surtout garder une trace de ce remboursement pour ne pas s’emmêler les pinceaux au niveau de la trésorerie.  

Chez Soirée Sympa notre maître mot reste la simplification ! 
Vous pouvez rembourser un ou des billets en un clic. Il vous est même possible de fixer un montant fixe ou un pourcentage à rembourser. Cette nouvelle transaction sera notée dans le tableau de bord directement afin de vous laisser une trace. 

Finalement, Soirée Sympa c'est : 

• Évènements en présentiel ou en ligne avec envoi automatique des identifiants de connexion aux participants ;
• Multi dates pour un événement ponctuel ou récurrent avec personnalisation des tarifs/disponibilités pour chaque date ;
• Bons de réductions pour faire profiter votre public de tarifs spéciaux... ;
• Billets privés destinés à la presse ou les invités VIP ;
• Visuels personnalisables pour renforcer votre image de marque avec optimisation de l'affichage sur les réseaux sociaux ;
• Tableau de bord en temps réel pour suivre de près l'évolution de vos réservations ;

La communication

"La première soirée s'est passée à merveille et on va se lancer dans une deuxième. Et les participants de la première soirée on les invite ?"

Soirée Sympa propose un outil magique qui vous permet d'inviter tous les participants à toutes vos soirées d'un seul clic. Concrètement, il s'agit d'envoyer votre billetterie en masse à des milliers de personnes de votre carnet de contacts pour réserver et venir découvrir les surprises que vous leurs préparez.

L'outil intégré d'emails vous donne la possibilité de personnaliser en un clic votre mail pour toucher plus personnellement votre audience. Chaque mail pourra contenir par exemple « Cher Daniel » ou bien « Cher Alice » et ce en fonction de la personne concernée. Fini donc les emails très génériques et impersonnels.

En tant que BDE vous avez désormais toutes les cartes en mains afin de réussir votre soirée étudiante ou évènement scolaire facilement grâce à Soirée Sympa !